W Fest by WeNightlifers

Manual del Expositor W Fest

Tu guía para un W Fest efectivo y responsable

W Fest es un evento B2B, multidisciplinario, pop-up e itinerante especializado en la industria del entretenimiento nocturno, gestionado con un firme compromiso hacia la sostenibilidad, por lo que el propósito fundamental de este manual es, proporcionar una orientación integral a todos los expositores para participar de manera efectiva y sostenible en W Fest.

Esta guía exhaustiva te acompañará a lo largo de todo el proceso expositivo, brindándote las herramientas necesarias para asegurar que tu participación en W Fest sea no sólo exitosa, sino también alineada con los principios de responsabilidad ambiental.

Información sobre el evento W Fest

¿Qué es W Fest Expo Zone?

W Fest Expo Zone ofrece a los proveedores de productos y servicios específicos para el entretenimiento nocturno, cuatro zonas inigualables para exhibir sus ofertas, interactuar con potenciales clientes y colaboradores, y presentar innovaciones que pueden transformar la experiencia nocturna. Un entorno ideal para los actores del ocio, la música, los espectáculos, el juego, el arte múltiple y los sectores adyacentes y transversales, como la cultura, la hostelería y el turismo.

W Fest Expo Zone está organizada en cuatro zonas de exposición tematizadas, fomentando un entorno propicio para la colaboración y el comercio. Esta distribución facilita la interacción entre los participantes, optimiza el tiempo y mejora la experiencia general del evento.

Sedes y fechas de W Fest

Horarios W Fest para visitantes

Nos complace informarte que el horario oficial de W Fest será de 10 a 20 horas. Queremos recordarte que el evento está diseñado exclusivamente para visitantes profesionales de la industria del entretenimiento nocturno. Estamos seguros de que este horario te permitirá aprovechar al máximo todas las áreas que conforman W Fest y disfrutar al máximo de tu experiencia.

Horarios W Fest para expositores

Los expositores podrán acceder a W Fest una hora antes del horario de apertura (9:00 hrs) y salir una hora después del horario de cierre (21:00 hrs).

Distribución del evento W Fest

W Fest Expo Zone

W Fest Action Zone

Exponer en W Fest

Modalidad de participación

Expositor único

Coexpositores

Contratar un espacio expositivo

Queremos destacar que W Fest se caracteriza por ser un evento pop-up e itinerante. Esto significa que al contratar un espacio expositivo, tienes la posibilidad de que tu participación se lleve a cabo en diferentes ubicaciones alrededor del mundo.

Esta flexibilidad geográfica brinda a nuestros expositores la oportunidad única de conectarse con diversas audiencias internacionales y explorar nuevos mercados.

Estamos comprometidos a llevar la vibrante experiencia de W Fest a distintos rincones, ofreciendo a la comunidad nocturna global un evento dinámico y en constante evolución.

Contrato de participación como expositor

Aceptada la soclitud de participación y recibido el pago correspondiente se procederá a la elaboración del contrato.

El contrato como expositor incluye:

Kit de comunicación del expositor

La participación en W Fest como expositor incluye la presencia del expositor en los siguientes espacios informativos y promocionales:

1. Presencia en el directorio de expositores con un link a su landing page.
Directorio de expositores →

2. Presencia de cinco productos determinados por el expositor en el catálogo de productos. Coste adicional por producto 20€
Listado de productos →

3. Ubicación señalada en el mapa virtual que incluye zonas expositivas, áreas de actividad y áreas de servicio.

4. Info panels
Puntos de información ubicados estrategicamente en W Fest.

Formas de pago y plazos

Aceptada la soclitud de participación y recibido el pago correspondiente se procederá a la elaboración del contrato.

El contrato como expositor incluye:

Políticas de cancelación

Condiciones generales de admisión y contratación en W Fest →

Políticas de cancelación W Fest

1. En caso de fuerza mayor, por causas ajenas, cambio de fechas o suspensión temporal por iniciativa del recinto o W Fest.

W Fest devolverá la cantidad percibida del expositor o previa aceptación de éste, aplicará dicha cantidad a la nueva fecha de convocatoria.

2. La renuncia del expositor a su participación en W Fest es motivo de extinción de la relación contractual entre W Fest y el expositor, a todos los efectos y con pérdida de las cantidades que resultasen devengadas en el momento en que se comunique la misma. La renuncia deberá realizarse de forma expresa, por escrito dirigida a WeNightlifers organizador de W Fest.

Constituyen cantidades devengadas aquellas que el expositor debería haber abonado a W Fest en el momento de realizar la renuncia, de acuerdo con el calendario de plazos de pago pactado en la solicitud de participación.

Normativa de W Fest

Normativa de la sedes internacionales

Stands en W Fest Expo Zone

Tarifa del m² sólo suelo

Tarifa del m² sólo suelo
—- €/M² + IVA

M² segunda planta stand
—- €/M² + IVA

Stand diseño libre

Las empresas que opten por la construcción de su stand deberán enviar el proyecto a W Fest para su aprobación, antes de la fecha determinada en cada convocatoria.

Para acelerar la aprobación, el proyecto deberá cumplir con las especificaciones de diseño, sustentabilidad y seguridad determinadas por W Fest.

Tarifas del suelo

m² sólo suelo
—- €/m² + IVA
m² segunda planta stand
—- €/m² + IVA

Stand «llave en mano»

Nuestra innovadora opción de stand «llave en mano» está diseñado con un enfoque sostenible utilizando materiales reciclados. Este concepto vanguardista no solo ofrece una solución práctica y funcional, sino que también abraza la responsabilidad ambiental, contribuyendo a la sostenibilidad del evento.

El stand llave en mano de cartón se destaca por su versatilidad y facilidad de montaje, proporcionando una experiencia expositiva eficiente y respetuosa con el medio ambiente. Una opción es ideal para aquellos que buscan un enfoque consciente en términos de diseño y ejecución, sin comprometer la calidad ni la impactante presencia de tu espacio.

Te invitamos a considerar esta alternativa ecológica para destacar tu presencia en W Fest, fusionando la innovación con la sostenibilidad.

Nuestro equipo de prefesionales lo hace todo para ti. Para obtener más detalles o para compar tu stand, no dudes en ponerte en contacto con nuestro squad.

Servicios obligatorios

La participación como expositor implica la contratación de los siguientes servicios:

  • Seguro multiferia: — € + IVA
  • Seguro de responsabilidad civil básico: — € + IVA
  • Consumo mínimo de energía eléctrica (– kw/m²): — m² € + IVA
  • Canon de montaje

Ya sea el expositor o la empresa encargada de los trabajos de montaje y desmontaje del stand, deberán abonar la tarifa del canon y de los servicios prestados durante el periodo de montaje y desmontaje.

Montaje y desmontaje

Montaje de stands y entrada de mercancías

Montaje de stands
Del — al — de — en horario de 8:30 a 21:30 h

Entrega de stands modulares contratados con —
A partir de las 8:30 h el día — de — de 2023.

Entrada de mercancías, material de decoración y publicitario
A partir de día — de — de 8:30 a 21:30 h.

Desmontaje de stands y salida de mercancías

La salida mercancías, material de decoración y publicitario puede realizarse despúes de finalizar W Fest, entre las 8:30 a 21:30 h.

El desmontaje de stands se inicia 30 minutos después de la salida de mercancías, entre a las 22:00 y 6:00 hrs.

Los expositores que hayan contratado el servicio de reciclaje deberán colgar el letrero que indica que el stand está vacío y listo para ser reciclado.

Ni la empresa organizadora y ni la encargada del reciclaje se hacen responsables por objetos olvidados dentro del stand. 

Logística y Transporte

Expositores nacionales o internacionales

La itinerancia constante de W Fest no solo nos lleva a distintas ciudades, sino que también crea la oportunidad para que expositores nacionales se conviertan en internacionales, por lo que a medida que W Fest se expande globalmente, es crucial considerar la logística de esta transformación.

La participación en eventos internacionales implica coordinar aspectos logísticos adicionales, como envío de materiales, aduanas y regulaciones específicas de cada país.

Nuestro squad está comprometido en proporcionar el apoyo necesario para que esta transición sea fluida y exitosa.

Les animamos a explorar esta nueva dimensión de oportunidades que ofrece la itinerancia de W Fest. Si tienen alguna pregunta o necesitan asistencia en la planificación logística, nuestro squad está aquí para ayudarles en cada paso del camino.

Esperamos con entusiasmo ver cómo su presencia nacional se transforma en una presencia internacional en los futuros destinos de W Fest.

Logística y transporte

Viaje y alojamiento

Cartas invitación para visado

Si requieres visado, solicita las cartas de invitación correspondientes para cada uno de los participantes. La fecha límite para realizar la solicitud es un mes anterior a la realización de W Fest.

Una forma simplificada para expositores internacionales

Para planificar de manera eficiente y rentable la parte logística de tu participación como expositor en W Fest, te sugerimos utilizar los servicios de nuestros partners internacionales, que se encargarán del envío, manejo y almacenaje de tu proyecto expositivo. Nuestros partners son empresas confiables con muchos años de experiencia en el sector de ferias comerciales internacionales.

Solicitar el envío a W Fest
  1. Selecciona a la empresa que ofrece el servicio desde tu país de origen o el sitio en donde se encuentra stand o proyecto expositivo.
  2. Reserva el servicio a través de su interfaz de usuario. Es fácil y la reserva se realiza en pocos pasos.
  3. Todos los artículos que pretendas enviar, sin importar si son paquetes o palets, deberán estar embalados adecuadamente. Sus especialistas organizarán todo lo demás en tu nombre.
  4. Contrata el seguro que prefieras, básico o superior.
  5. Sigue tu envío a través de su herramienta de rastreo.
Empresas que pueden mover tu proyecto expositivo desde cualquier punto del mundo a W Fest
W Fest Travel Pass
Un servicio «all inclusive» para los participantes

W Travel Pass es un servicio para participar en W Fest sin contratiempos.

Servicios turísticos adicionales

W Fest Travel Pass te da opciones para hacer turismo después de W Fest. Consulta las opciones →

Inversión

(El directorio está en construcción e iniciará operaciones en agosto de 2023)

Exenciones

Todas nuestras inserciones conllevan un coste que incluye la certificación de datos y el proceso de inserción. No obstante, ofrecemos exenciones para organizaciones sin fines de lucro y profesionales o pequeñas empresas que no cuentan con fondos suficientes para cubrir los gastos de inserción, pero si cumplen con todos los estándares de excelencia que exige nuestra certificación.

Revisamos estas solicitudes a través de nuestros certificadores. Si quieres aplicar o tienes dudas contáctanos →

W Action Zone

W Fest Forum

W Fest Innovation Show

W Fest Networking

W Fest Trade Point

W Fest Brands Playground

W BarMix Show

W Nightlife Evolution Exhibition (W NEE)

W Fest Masquerade

W Fest Expo Zone

Zona Tech

Zona Tech | Electrónica y Tecnología

  • Audio
  • Iluminación
  • Drones
  • FX (efectos especiales)
  • Programas y softwares
  • Programas y sistemas de seguridad

Zona Tech | Producción Audiovisual

  • Equipos para fotografía
  • Equipos para video
  • Smartphones
  • Influencers sets
  • Equipos para rodaje
  • Software para audiovisual
  • Productoras
  • Periodismo especializado
  • Cineastas
  • Videastas
  • Guionistas
  • Compositores
  • Casting
  • Iluministas y sonidistas
  • Efectos especiales
  • Estudios fotográficos
  • Laboratorios
  • Post producción
  • Producción audiovisual, motion graphics y sonido
  • Animación 3D
  • VFX (efectos visuales) y CGI (computer generated imagery)
  • RV (realidad virtual)

Zona Tech | Producción Musical

  • Discográficas, sellos y disqueras
  • Emisoras de radio
  • Tiendas de música off/online
  • Canales de TV
  • Periodismo especializado
  • Plataformas de vídeo en Internet
  • Plataformas de música en streaming
  • A&R
  • Mánagers musicales
  • Agencias de representación
  • Representantes independientes
  • Estudios de grabación
  • Productores y editores musicales
  • Ingenieros de sonido
  • Editoriales musicales
  • Gestión de derechos de autor
  • Producción independiente
  • Fabricantes de instrumentos
  • Software para la industria musical

Zona Tech | Gaming

  • Sistemas de juego de azar interactivos
  • eSports (videojuegos de competencia)
  • DFS (deportes de fantasía)
  • Apuestas deportivas
  • Juegos basados en habilidades
  • Juegos sociales

W Fest Expo Zone

Zona Atmósfera

Zona Atmósfera | Infraestructura Exterior

  • Carpas y estructura textil
  • Escenarios y tarimas
  • Escenarios móviles y motorizados
  • Tribunas y gradas móviles
  • Baños móviles
  • Impresión gran formato
  • Dispositivos publicitarios
  • Señalética exterior

Zona Atmósfera | Estructuras y Sistemas

  • Estructura escénica
  • Sistemas motorizados
  • Sistemas manuales
  • Telones cortafuegos
  • Plataformas
  • Cámaras de conciertos
  • Escenarios modulares
  • Tarimas
  • Gradas móviles
  • Teatro en cruceros

Zona Atmósfera | Equipamiento para Exhibición

  • Paneles y muros móviles
  • Expositores, soportes y estanterías
  • Escaparates y vitrinas
  • Sistema de colgado de obra
  • Sistemas de empaquetado

Zona Atmósfera | Equipamiento Escénico

  • Escenografías
  • Accesorios de teatro
  • Telas ignífugas
  • Materiales acústicos
  • Atrezzo y utilería
  • Vestuario y maquillaje

Zona Atmósfera | Equipamiento para el Juego

  • Equipamiento para casinos
  • Equipamiento para billares
  • Equipamiento para salas de bingo
  • Gramolas y rockolas
  • Tragaperras, slots y tragamonedas
  • Arcadas y bolos

Zona Atmósfera | Maquinaria y Equipos

  • Maquinaria industrial de frío
  • Maquinaria industrial de calor
  • Lavavajillas y vasos
  • Estaciones de servicio
  • Carritos candy bar
  • Fuentes de chocolate
  • Calentadores y estufas
  • Ventiladores
  • Secamanos eléctricos
  • Alfombras de goma

Zona Atmósfera | Sistemas Operativos

  • Registradoras, TPVs y escáneres
  • Software de gestión
  • Sistemas de comunicación
  • Acreditación y control de acceso
  • Sistemas de seguridad

Zona Atmósfera | Equipamiento Bar

  • Estaciones de coctelería
  • Barras de bar
  • Barras móviles
  • Barras portátiles
  • Enfriadores de copas
  • Deshidratadores
  • Envasadoras al vacío
  • Bombas de vacío
  • Ahumadores
  • Cocina al vacío
  • Flavour blasters
  • Bitter bottles y vaporizadores
  • Infusores para hielo seco
  • Antorchas y sopletes
  • Sifones
  • Decantadores
  • Licuadoras
  • Batidores eléctricos
  • Básculas alimentos
  • Utensilios de bar

Zona Atmósfera | Mobiliario y Decoración

  • Butacas y sofás
  • Sillas
  • Sillas apilables
  • Packs sillas
  • Taburetes
  • Mesas
  • Mesas de bar
  • Sets terraza
  • Estanterías
  • Textiles
  • Percheros
  • Biombos
  • Mamparas
  • Plantas decorativas
  • Maceteros
  • Tapetes de entrada y felpudos

Zona Atmósfera | Temáticas y Adornos

  • Kits temáticos
  • Guirnaldas, globos y adornos
  • Neones
  • Cañones de confeti

Zona Atmósfera | Identificación Corporativa

  • Uniformes
  • Ropa para barman
  • Ropa para camarero
  • Identificadores
  • Señalética

W Fest Expo Zone

Zona Proveedores

Zona Proveedores | Agua

  • Agua sin gas
  • Agua con gas
  • Agua mineral
  • Agua de manantial
  • Spa water
  • Agua con sabor
  • Otros tipos de agua

Zona Proveedores | Bebidas No Alcohólicas

  • Zumos de fruta
  • Néctares de frutas
  • Zumos de vegetales
  • Bebidas con zumo de frutas carbonatadas
  • Refrescos
  • Bebidas frías con cafeína
  • Bebidas instantáneas
  • Bebidas enzimáticas
  • Bebidas energéticas
  • Bebidas isotónicas
  • Bebidas a base de soja
  • Té helado
  • Bebidas a base de té
  • Leches
  • Concentrados
  • Otras bebidas no alcohólicas

Zona Proveedores | Cerveza

  • Cerveza
  • Cerveza artesanal
  • Cerveza sin alcohol
  • Cerveza dietética
  • Cervezas mixtas
  • Cervezas combinadas
  • Bebidas de malta
  • Otras bebidas con cerveza

Zona Proveedores | Vino

  • Tintos
  • Blancos
  • Rosados
  • Vermuts
  • Espumosos
  • Dulces y generosos
  • Bebidas combinadas con vino

Zona Proveedores | Bebidas Espirituosas

  • Whiskys
  • Vodkas
  • Tequilas
  • Mezcales
  • Rones
  • Cachazas
  • Ginebras
  • Piscos
  • Brandys
  • Coñacs

Zona Proveedores | Otras Bebidas Alcohólicas

  • Licores de fruta, hierbas, café y whisky
  • Aguardientes de fruta, agave y caña de azúcar
  • Aperitivos
  • Cócteles
  • Bebidas RTD (ready to drink)
  • Bebidas FAB (flavored alcoholic beverages)
  • Alcopops
  • Otras bebidas alcohólicas

Zona Proveedores | Aperitivos y Snacks

  • Aperitivos
  • Frutos secos y semillas
  • Aceitunas y encurtidos
  • Patatas fritas
  • Torreznos y cortezas
  • Snacks salados
  • Snacks veganos, sin gluten y orgánicos
  • Pretzels
  • Tortitas
  • Palomitas de maíz
  • Galletas saladas, veganas y sin gluten
  • Barras energéticas

Zona Proveedores | Materias Primas

  • Concentrados de frutas
  • Concentrados de verduras
  • Frutas y verduras deshidratadas
  • Condimentos
  • Aromas, esencias y extractos
  • Flores comestibles
  • Edulcorantes
  • Siropes
  • Colorantes
  • Materias primas básicas
  • Otros aditivos
  • Materias primas para la elaboración de cerveza

W Fest Expo Zone

Zona Profesionales

Zona Profesionales | Organismos Oficiales

  • Entidades y organismos gubernamentales
  • Representación institucional internacional
  • Asociaciones, federaciones y confederaciones
  • Cámaras de comercio

Zona Profesionales | Medios de Comunicación

  • Agencias de noticias
  • Prensa
  • Radio
  • Televisión
  • Medios en Internet
  • Medios especializados en turismo
  • Medios especializados en ocio
  • Medios especializados en música
  • Medios especializados en cine

Zona Profesionales | Industria Editorial

  • Literatura especializada
  • Publicaciones comerciales
  • Publicaciones técnicas

Zona Profesionales | Educación y Formación

  • Universidades
  • elearning
  • Escuelas de música
  • Escuelas para DJs
  • Escuelas de danza
  • Escuelas de cine
  • Escuelas de nuevas tecnologías
  • Escuelas de hostelería
  • Escuelas de coctelería y mixología

Zona Profesionales | Eventos Coincidentes con W Fest

  • Eventos y festivales
  • Ferias comerciales adyacentes o transversales

Zona Profesionales | Planificación de Eventos

  • Planificadores y productores de eventos gran formato y festivales
  • Productores y show managers de eventos musicales y giras
  • Productores y promotores de espectáculos y eventos culturales gran formato
  • Planificadores de eventos de negocios MICE, OPC´s y DMC’s
  • Planificadores de eventos deportivos gran formato
  • Organizadores freelance de eventos sociales, culturales y deportivos
  • Organizadores de tours temáticos

Zona Profesionales | Servicios Empresariales

  • Consultoría legal
  • Patentes y marcas
  • Derechos de autor
  • Aseguradoras
  • Consultoría fiscal
  • Consultoría en recursos humanos
  • Logística, almacenaje y transporte
  • Agencias aduanales
  • Marketing digital
  • Eventos virtuales
  • Relaciones públicas y medios
  • Publicidad
  • Diseño gráfico, industrial y web
  • Producción audiovisual y motion graphics
  • Ventas y representación
  • Productoras
  • Agencias de representación
  • Agencias de booking
  • Interpretes y traductores
  • Agencias de viajes

Zona Profesionales | Servicios Profesionales

  • Publicidad interior, exterior, móvil y aérea
  • Sistemas de señalización
  • Merchandising
  • Regalos corporativos y artículos promocionales
  • Bases de datos
  • Audio, iluminación y audiovisual en alquiler
  • Mobiliario en alquiler
  • Efectos especiales y pirotecnia
  • Catering
  • Estructuras hinchables
  • Mascotas publicitarias
  • Diseño floral
  • Diseño con globos y globoflexia
  • Esculturas de arena y hielo
  • Gamificación
  • Fotografía y vídeo
  • Servicio de aparcacoches
  • Renta de autos y furgonetas
  • Renta de vehículos de lujo, antiguos y carruajes
  • Renta de vehículos para movilidad disminuida
  • Limpieza e higiene
  • Seguridad
  • Mensajería y paquetería

Zona Profesionales | Talento y Staff Profesional

  • Músicos, DJs y cantantes
  • Grupos y bandas
  • Actores
  • Artistas y presentadores
  • Maestros de ceremonia
  • Bailarines y coreógrafos
  • Acróbatas
  • Cómicos, clowns y mimos
  • Magos
  • Dobles
  • Modelos
  • Crupiers
  • Azafatas
  • Animadores

Zona Profesionales | Salud y Bienestar

  • Gimnasios y centros de fitness
  • Centros de salud y bienestar
  • Spas y centros de relajación
  • Proveedores de nutrición y suplementos
  • Empresas de seguridad y prevención
  • Consultores de salud ocupacional
  • Consultores de bienestar corporativo y seguridad laboral

W Fest Hotline

u

¿Tienes preguntas?

Hotline/Whatsapp/Telegram

(+34) 000 000 000

Vivimos y trabajamos en sintonía con el universo, respetamos al planeta y a todos su habitantes

Nights are ours

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